محتويات نظام TSM

يحتوي نظام TSM على العديد من الأجزاء التي تخدم المؤسسة التعليمية والتي تعمل بسياسة البناء الهرمي وبروتوكول Gates ، فكامل المدرسة تعمل بنظام إلكتروني واحد متشابك …. متصل …. متكامل.

البناء الهرمي الموحد

يوفر الكثير من الوقت والجهد مع ندرة الخطأ. فعلى سبيل المثال … يقوم قسم شئون الطلاب بتسجيل بيانات الطلاب الشخصية والدراسية وتسجيل بيانات ولي الأمر والأم ، وبهذا يكون قد تم صنع قاعدة بيانات متكاملة لخدمة باقي الأقسام لأن باقي البيانات تتم بشكل تلقائي داخل النظام حتى تقل نسبة الخطأ…..

يظهر لقسم الحسابات قاعدة بيانات الطلاب بالسجل المالي لكل طالب ، وتكون الخطوة الأولى لقسم الحسابات تحصيل الأقساط من الطلاب وطباعة الموقف المالي.

يظهر لقسم المخازن قاعدة بيانات الطلاب المسموح لها باستلام الكتب من قسم الحسابات لتسليم الكتب ، وتكون الخطوة الأولى لقسم المخازن النقر على اسم الطالب ليتم خصم أصناف الكتب من رصيد المخزن وشرجة الأصناف.

يظهر لقسم النظار قاعدة بيانات الطلاب وكشوف الفصول لتكون الخطوة الأولى للنظار طباعة الكشوف وترتيب الطلاب في الطابور مع أول يوم دراسي.

يظهر لقسم الكنترول قاعدة بيانات الطلاب وكشوف الصفوف مرتبين ذكورثم أناث في انتظار الأمر باعطاء أرقام جلوس بداية من (……) ليقوم النظام بعمل أرقام الجلوس وطباعة بطاقة الطالب والرقم الملصق على الديسك وكشوف المناداة والرقم السري وتكون الخطوة الأولى لقسم الكنترول هي تسجيل النتائج.

يظهر لقسم الباصات قاعدة بيانات الطلاب الراغبين في الاشتراك في الباص مع بيان للمنطاق والتقسيامات وتكون الخطوة الأولى لقسم الباصات هي وضع الطلاب على المقاعد، وفي حالة الغاء اشتراك طالب في خدمة الباص من قسم الحسابات سيكون المقعد فارغاً.

يظهر لقسم الاستقبال اسماء أولياء الأمور وأرقام الاتصال وتكون الخطوة الأولى لقسم الاستقبال هي طباعة تكت انتظار يظهر عليه بعض عدد المنتظرين والوقت المتوقع للانتظار مع بعض بيانات الطالب مثل المتبقي عليه من المصروفات.

يظهر لمركز الاتصال ودعم المعلومات قاعدة بيانات الطلاب مع السجل المالي وأيام الغياب وملاحظات الاخصائي الاجتماعي وملاحظات الناظر وملاحظات المدرسين وسجل حل الواجبات وسجل زوار الطالب وقائمة المستلمين ودرجات الاختبارات ، ليتم تزويد الموقع الالكتروني للمدرسة بكل البيانات التي يحتاجها ولي الأمر وتفعيل الخدمة الفورية لرسائل Bulk SMS.

يظهر لقسم الأمن قاعدة بيانات الطلاب مع سجل أسماء المسموح لهم بزيارة الطالب أو استلام الطالب ، كما يتيح لقسم الأمن صورة الأب والأم لكل طفل لتسهيل أذون خروج الطلاب.

، المثال السابق يعرض فكرة مبسطة عن البناء الهرمي المعلوماتي الخاص بالطالب ، وكيفية أن كل قسم يقوم بعمله فقط دون تكرار للبيانات ، فلا تجد قائمة طلاب لدى شئون الطلبة مختلفة عن الحسابات مختلفة عن النظار وهكذا مما يقلل نسبة الخطأ ويوفر الوقت والجهد.

بروتوكول Gates

هي العدسة المكبرة للتقصير والخطأ داخل النظام وسنقوم في المثال التالي بعرض رحلة طالب جديد داخل المدرسة ليظهر أهمية هذا البروتوكول وكيفية أداؤه.

Gate01 يبدأ ولي الأمر بتسجيل دخوله لدى بوابة الأمن [ تقديم طالب ] ليتم تحديد موعد اختبار ومقابلة للطالب.

Gate02 في حالة اجتياز الطالب للاختبارات يتم تسجيل بيانات الطالب وولي الأمر والأم والسنة الدراسية التي يقيد بها الطالب ورغبته في الاشتراك بالباص.

Gate03 يذهب ولي الأمر لقسم الحسابات لدفع المصروفات ، فيتم قسم الحسابات بتحصيل القسم الأول من ولي الأمر ويقوم بالتالي

تفعيل الطالب لقسم المخازن لاستلام الكتب.

تفعيل الطالب للنظار ليتم طباعة كشوف الفصول.

تفعيل الطالب للكنترول ليتم طباعة الشهادات أو رفع الدرجات على الويب.
تفعيل الطالب بقسم المعلومات ليتم استلام الكارنيه.

ملاحظة هامة

يمكن لقسم الكنترول تسجيل درجات الطالب أثناء العام الدراسي ولكن عند طباعة الشهادات أو رفع الدرجات على الويب ، يجد أن بعض الطلاب غير موجودين وذلك لأن قسم الحسابات قام بحجب النتيجة ، كما أن قسم الحسابات يمكنه حجب أو رفع الحجب عن النتائج دون الاطلاع على الدرجات.

Gate04 يظهر الطالب لقسم المخزن ليتم تسليم الكتب.

Gate05 يظهر الطالب لقسم الباصات ليتم تحديد المقعد.

Gates06 يظهر الطالب لدى النظار ليتم طباعة كشف الفصل.

Gate07 يظهر الطالب للاخصائي الاجتماعي ليتم عمل كشوف الحالة.

Gate08 يظهر الطالب لقسم المعلومات ليتم ارسال المعلومات اليت يحتاجها ولي الأمر.

ببروتوكول Gates يكون من الصعب المجاملة أو التجاوز ، فلا يستطيع ولي الأمر الحصول على الكتب أو البوكليت أو الكارنية دون المرور على الحسابات ، ولا يستطيع قسم الكنترول طباعة الشهادة أو عرض الدرجات على الويب دون رفع الحجب من قسم الحسابات .

كما يساعد هذا البروتوكول على سرعة اكتشاف الخطأ …

يكتشف قسم الحسابات أخطاء قسم شئون الطلبة في حالة تسجيل الطالب أكثر من مرة أو أن يتم تسجيل الطالب بمرحلة دراسية مختلفة ، أو في حالة الخطأ في تسجيل بيانات ولي الأمر .

يكتشف قسم الباصات الخطأ في أرقام الاتصال والعناوين الخاصة بالطلاب.

يكتشف قسم الكنترول الخطأ في نوع الطالب وطريقة كتابة اسم الطالب.

وهكذا ….. ففي كل مرحلة يمر عليها الطالب يتم فلترة بياناته وتصحيحها ليكون الطالب في النهاية ببيانات صحيحة 100% وتكون نسبة الخطأ فقط في الطلاب المسجلين جدد.

بالبناء الهرمي وبروتوكول Gates يكون أداء النظام داخل المؤسسة التعليمية على أكبر قدر من الكفاءة ، ولم يصل نظام TSM إلى هذا المستوى إلا من خلال سنوات من العمل الميداني والتطوير حتى يصل إلى رضاء إدارة المؤسسة ، ويقدم لهم المنتج والمستوى الذي يليق بهم.

كما هو الحال مع الطلاب فإن نظام TSM يعتمد على البناء الهرمي وبروتوكول Gates مع باقي أجزاء النظام.